Riksarkivaren krever svar fra Nav etter papirrot

– NRKs saker har gjort oss oppmerksomme på noe som kan være en stor utfordring for enkeltpersoner, Nav og tilliten til det offentlige, sier riksarkivar Inga Bolstad til NRK.

Det sier hun etter NRK fortalte at et papirarkiv i Stavanger var tapt. De hadde fått besøk av Internrevisjonen til Nav, i likhet med flere andre kontorer. Tilsynet viste blant annet brudd på personvern og arkivloven under stikkprøvene av ni kontorer.

Arkivverket ber derfor Nav om en redegjørelse for tapte papirarkiver i Nav.

– I første rekke reagerer vi på at det ser ut som om Nav ikke har kontroll på papirarkivene sine. Det gjelder hverken hva som skal bevares og hva som skal kasseres og hva som ligger lagret hvor, slik at enkeltindividet kan få innsyn i sine saker, sier Bolstad.

Etter NRK saker, tok Bjørn Halvor Kvilhaug kontakt for å fortelle at han hadde prøvd i over 10 år å få tak i papirer fra en gammel yrkesskadesak. Nav fant papirene i vår.

Frykter tull med elektroniske arkiver også

Etter flere ulike eksempler på papirrot i Nav, vil Arkivverket finne ut av hvordan papirene om brukerne håndteres i hele Nav.

I første omgang vil de ha klarhet i om Nav har kontroll på papirarkivene, men det kan også blir snakk om å undersøke hvordan Nav håndterer de digitale arkivene også, ifølge Bolstad.

– Vi kan jo frykte at de elektroniske arkivene også lider samme skjebne. I så fall har Nav en stor utfordring å rydde opp i, sier Bolstad.

Navs ledelse svarer over e-post på NRKs spørsmål.

– Vi tar funnene fra internrevisjonen på største alvor og vi følger det opp. Vi har jevnlig dialog med Arkivverket, og de har sendt oss spørsmål om det makulerte papirarkivet i Rogaland, som vi har svart på. Vi har ikke mottatt ytterligere spørsmål fra dem, men vi er selvfølgelig klare til å svare på spørsmål fra Arkivverket når det måtte være, skriver avdelingsdirektør Marte Vidnes Jensen i Nav.

Ryddejobb

Arkivverket har ansvar for tilsyn med offentlige arkiver. Bolstad slår fast at Nav må ha orden i arkivene:

– Enkeltindividet trenger å ha dokumentasjon på sine rettigheter. Forvaltningen må kunne vise hva som skjedde, hva som ligger til grunn for vedtakene som er gjort. Det handler om etterrettelighet i forvaltningen, og at vi kan ha tillit til forvaltningen, sier Bolstad.

Offentlige arkiver er også viktig dokumentasjon for forskning.

– De offentlige arkivene er nasjonens hukommelse, understreker Bolstad.

– Nav sliter

Sakene om papirtrøbbelet i Nav skaper også reaksjoner i opposisjonen på Stortinget.

– Det er helt åpenbart at Nav sliter med å behandle disse opplysningene på en skikkelig måte, sier stortingsrepresentant Mimir Kristjansson (R).

Nav mener at ingen sensitive personopplysninger er kommet på avveie i de omtalte sakene, og at brukerne ikke trenger å bekymre seg.

Kristjansson sier Nav er i en særstilling, siden de har fullmakt til å skaffe personopplysninger fra andre.

– Og da er Nav nødt til å gjøre dette med en helt annen aktsomhet enn de har gjort til nå. Det at Nav ikke forstår omfanget av dette problemet, det er vel grunnen til at problemet kommer tilbake cirka en gang i måneden. Med en ny sak, en ny skandale, sier Kristjansson.

– Det haster å rydde opp

Riksarkivar Bolstad mener at Nav må få orden på sine arkiver raskt.

– Det haster. Hvis det er sånn at enkeltpersoner ikke får innsyn eller tilgang på sin dokumentasjon, haster det å få orden på det. Hvis det er så ille som rapporten sier, haster det, sier Bolstad.

Hun viser til rapporten fra Navs egen internrevisjon, som blant annet fant det tapte papirarkivet ved et lokalkontor i Rogaland.

Riksarkivaren mener at NAV-ledelsen må bruke tid og krefter på å rydde opp raskt.

– Kan Arkivverket kreve at Nav rydder opp?

– Vi forventer at Nav følger loven. Vi kan gi pålegg om at de rydder opp. Det er klart at en offentlig etat som Nav vil jo helt sikkert tilstrebe seg å innfri de påleggene som arkivmyndigheten vil gi dem, sier Bolstad.

Internrevisjonentil Nav anslår at det vil være behov for 1000 årsverk for å få orden på papirarkivene til Nav, i tillegg kommer ledelse av arbeidet og tid brukt til logistikk.

På spørsmål om hvor mye ressurser Nav har brukt hittil i år på å rydde opp og hvor mange årsverk som er planlagt brukt til dette, svarer Nav på e-post:

– Det er vanskelig å anslå hvor mange årsverk som er brukt første halvår. Vi har 6 skanningsenheter som digitaliserer papirarkiv og i tillegg jobbes det med dette lokalt.Det er lagt ned et betydelig arbeid som videreføres fremover, skriver Vidnes Jensen i Nav.

Siden Internrevisjonen leverte rapporten i vinter, har Nav kommet godt i gang med å følge opp funnene, ifølge Vidnes Jensen.

– Retningslinjer for papirarkiv og kassasjon er forbedret, krav til arkivrom er tydeliggjort og støttemateriell er laget. Vi har en løsning for digitalisering av papirarkiv og vi er godt i gang med å skanne dokumenter, sier hun.