Mener prisbelønt statlig fellesavtale er blitt misligholdt

«Endringer i fakturagrunnlaget» og virksomheter som ble trukket «store beløp», fikk direktoratet til å reagere. Avtalten omfatter 155 virksomheter med rundt 100.000 ansatte.

Veksten av elektrisk og elektronisk avfall har flatet ut de siste årene, etter at et retursystem kom på plass i 1999. Likevel ble det rapport inn ca. 143.700 slikt avfall i fjor, ifølge Miljødirektoratet. Det tilsvarer rundt 26 kilo per person. Foto: Vidar Ruud / NTB

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) mener den statlige fellesavtalen for ombruk og gjenvinning av IKT-utstyr er blitt vesentlig misligholdt av selskapet Foxway. Samtidig sier begge parter at samarbeidet er godt og at de forventer å komme til enighet.

Det fremgår av et brev E24 har fått innsyn i.

Avtalen ble kåret til «Årets bærekraftige anskaffelse 2023» og omfatter 155 statlige virksomheter med rundt 100.000 ansatte.

Trukket «store beløp»

Det er Statens innkjøpssenter som inngår og forvalter felles avtaler for statlige virksomheter. DFØ har ansvar for styringen av senteret, som forvalter noen av de største innkjøpsavtalene i Norge.

Foxway tilbyr sirkulære IT-tjenester som blant annet skal være kostnadseffektive og bærekraftige, ifølge selskapets nettsider. De har kontorer i en rekke land.

Den 20. august ble det avholdt et møte mellom DFØ og Foxway på grunn av «endringer i fakturgrunnlaget» de statlige virksomhetene hadde oppdaget sine kvartalsrapporter, ifølge et møtereferat.

Dette ble tatt opp med Foxway, som sa at det hadde vært en feil i systemet som skulle rettes opp. Likevel så DFØ eksempler på at virksomhetene ble «trukket store beløp som de ikke tidligere hadde blitt trukket for» også i andre kvartal.

Det fremgår også at DFØ og Foxway hadde diskutert saken i et tidligere møte, uten å komme til en løsning.

Har fått 30-dagers frist

Avtalen skulle legge til rette for gjenbruk av IKT-utstyr og redusert avfall.

Den var gyldig fra 15. februar 2023 og hadde en varighet på to år, med mulighet for forlengelse i inntil to år. Samlet ga det avtalen en estimert verdi på 60 millioner kroner (15 millioner per år), ifølge et avtaledokument.

Deler av brevet og referatet er sladdet, men det fremgår av førstnevnte at endringene i fakturagrunnlaget ikke ble avklart med DFØ i forkant, og at direktoratet ble orientert om disse «via tilbakemeldinger og spørsmål fra de ulike virksomhetene som benytter avtalen».

DFØ skriver at de som statlig oppdragsgiver ikke kan «akseptere endringer i kontrakten som setter leverandøren i en bedre stilling» enn det som var forutsatt ved tildelingen.

Foxway bes rette opp i forholdene i tråd med DFØs forståelse av avtalen, og har fått en frist på 30 virkedager i brevet som er datert 26. august.

– Pågående interne undersøkelser

Både DFØ og Foxway er svært sparsomme med å gi ytterligere opplysninger.

Direktoratet ønsker per nå ikke å svare på hvilke endringer de mener ble gjort i fakturagrunnlaget, hvor store beløp virksomhetene er blitt trukket for, eller hvorfor de mener forholdene som omtales utgjør et «vesentlig mislighold av avtalen».

– Når det kommer til detaljene i bakgrunnen for brevet, ønsker vi p.t. ikke å kommentere det, ettersom det er en pågående interne undersøkelser og vi foreløpig ikke har en oversikt over beløpet.

Det sier Kjetil Østgård, avdelingsleder i avdeling for kontrakt og regelverk i DFØ.

– Når kan dere komme tilbake til det?

– Vi har en pågående dialog med leverandøren som er god, så vi håper vi kan kommentere det i løpet av en måneds tid.

Østgård sier at det ikke er uvanlig at det oppstår situasjoner med uenighet i løpet av et kontraktsforløp. Som avtaleeier har DFØ ansvar for å følge opp de statlige fellesavtalene.

– Er det grunn til å tro at avtalen vil fortsette?

– Absolutt.

Kjetil Østgård, avdelingsleder i avdeling for kontrakt og regelverk i DFØ. Foto: Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ)

Forventer å komme til enighet

Ronny Hansen, ansvarlig for gjenbruk og avhending av IT-utstyr i Foxway, ønsker ikke å kommentere om selskapet er enig i beskrivelsen av situasjonen slik den legges frem av DFØ, eller svare på hvorfor det fortsatt ble trukket beløp etter at feilen angivelig skulle rettes opp.

– Det pågår en dialog mellom DFØ og Foxway nå, og vi har en forventning om at vi skal komme til enighet. Jeg kan ikke kommentere utover det, men kan si at vi er godt fornøyd med samarbeidet, sier han.

Hansen sier han heller ikke kan si noe om hvilke endringer i fakturagrunnlaget DFØ reagerer på, om Foxway er enige i at dette ikke var avklart med DFØ i forkant, eller noe om størrelsen på de omstridte beløpene.

– Jeg håper vi kan komme tilbake til det, men nå må vi avvente saksgangen.

Ifølge Hansen skal de to partene nå ha et møte hvor de skal diskutere situasjonen nærmere.

Foxway hadde inntekter på mer enn 778 millioner kroner i 2023, ifølge det siste årsregnskapet fra Brønnøysundregistrene. Samtidig oversteg selskapets kostnader inntektene, og årsresultatet før skatt landet på minus 28.183.505 kroner.