Fire ting som kan gjøre meg til en bedre veileder

Gi deltakerne et informert valg for hvordan de ønsker at veiledningen skal gjennomføres, er én av lærdommene Åste Renolen tar med seg når hun skal drive prosessveiledning. (Foto: Shutterstock / NTB)

Prosessveiledning er viktig arbeid. Men utfordringene for å lykkes er mange. Jeg har lært meg fire ting som kan gjøre meg til en bedre veileder.

Hvordan henger egentlig prosessledelse og prosessveiledning sammen i praksis? I dette innlegget deler jeg erfaringer fra en regional samling og påfølgende veiledningsmøter med ulike kommunale team. Gjennom konkrete eksempler reflekterer jeg over hva som skjer når planlagte prosesser møter virkelige behov, og hva jeg har lært om balansen mellom struktur og fleksibilitet.

Dette tok jeg med meg

I min jobb som prosjektleder i Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester (USHT) har jeg gjennomført studier i prosessledelse og har de siste to-tre årene fått litt erfaring med å lede prosesser. Før dette har jeg i USHT erfaring med å veilede ansatte i helse- og omsorgstjenesten i ulike problemstillinger og prosesser. 

Jeg veileder fremdeles ansatte, men kanskje litt annerledes enn tidligere? Jeg tar med meg prinsipper, metoder og verktøy fra prosessledelse inn i veiledningen. Blir da prosessledelse og prosessveiledning to sider av samme sak? Jeg vil illustrere problemstillingen med et eksempel.

For tre måneder siden ledet en kollega og jeg en prosess hvor team fra ulike kommuner deltok på en regional samling i et faglig nettverk. De jobbet med kvalitetsarbeid i sin tjeneste. Prosessen var planlagt med innsjekk som skulle få alle deltakerne aktive og bedre kjent med hverandre og ha erfaringsutveksling på tvers av kommunene.

En god start

Videre brukte vi metoden «seilbåten», der teamene fikk i oppgave å definere fokusspørsmål for sitt kvalitetsarbeid, samt definere, fremmere og hemmere i forhold til fokusspørsmålet. De skrev på lapper som de selv klistret på båten, mens de fortalte de andre i teamet hva de hadde skrevet. Teamene kom fram til noen aktuelle tema som de skulle ta med i det videre arbeidet. 

Deltakerne var veldig fornøyde og syntes de kom langt med en halv dags arbeid. Alle teamene ønsket videre oppfølging med lokale møter i sitt eget team. To-tre uker før vi skulle reise på besøk i kommunene sendte vi et spørsmål til teamene om de kunne sende oss status på arbeidet sitt, samt informasjon om hva de trengte hjelp til.

Plan møter virkelighet

Vi har nylig gjennomført en oppfølging med prosessveileding i disse teamene hver for seg på deres arbeidsplasser og på deres premisser. Til de to første veiledningene planla vi innsjekk og videre struktur for et to timers møte. 

Vi opplevde at teamene ikke var klare for dette. De «tok rommet» og hadde stort behov for å fortelle hva de hadde gjort og diskutere konkrete problemstillinger med oss. Vi fikk en mer tilbaketrukket rolle og fokuserte på å støtte deltakerne i deres egen utvikling og læring.

I neste team møtte vi uten å ha planlagt innsjekk og en prosess, og gjorde det på sammen måten som de to første. Da vi snakket sammen ved avslutningen av veiledningen, sa en av deltakerne at vi kunne kanskje ha kommet litt lengre på disse to timene, hvis vi hadde gjennomført en prosess med dem.

Hva jeg lærte

Når jeg reflekterer over dette i etterkant, tenker jeg at en grundigere drøfting med teamet i forkant av prosessveiledningen kunne hjulpet oss i å finne ut hva de ønsket å få ut av timene, ikke bare høre hva de trengte veiledning på. I gjennomføringene mistet vi litt av prosesstankegangen og det ble mer fagveiledning. 

Som prosessveiledere uten etablert myndighet til å gjennomføre en prosess, må vi tilnærme oss situasjonen på en mer åpen og utforskende måte, og tilpasse oss etter teamets behov og dynamikk. Samtidig vet vi at vi ved bruk av metoder og verktøy, kan ha mulighet til å sikre at prosessen går fremover og at målene nås.

Lærdom for meg med den kompetansen jeg har nå, er at neste gang skal jeg:

• Sørge for at de i god tid er informert om hvordan prosessledelse kan engasjere alle deltakerne og stimulere deres prosess videre
• Gi dem et informert valg for hvordan de ønsker at veiledningen skal gjennomføres
• Ha en klar avtale om hvem som leder veiledningen
• Innhente grundig informasjon om deres status i arbeidet og planlegge en god prosess som kan hjelpe dem videre mot deres mål

Dette tror jeg i større grad kan bidra til å involvere alle deltakerne i teamet og være med og skape enda større verdi for organisasjonen.