«Vi finner ofte dokumenter i pappesker»

Funnet av dokumenter fra Oslo-prosessen i kjelleren hos Terje Rød-Larsen har skapt overskrifter.

Etter å ha etterspurt dokumenter fra dette arkivmaterialet siden 2006, er det bra at de endelig er på vei til Nasjonalarkivet.

Det er uvanlig at vi mener noe om hva folk oppbevarer i kjellerboden sin.

Men – vi vil gjerne benytte denne anledningen til å snakke om noe som ikke er så uvanlig, og som vi alle bør være bekymret for.

Når vi er ute på tilsyn i offentlig forvaltning, finner vi nemlig ofte usorterte dokumenter i pappesker. Ikke bare i kjellere, men i alle slags rom, fra kopirom til møterom og tilfluktsrom.

Les også: Nasjonal­arkivet vil undersøke flere av Rød-Larsens eiendommer

Vi finner papirarkiv som mugner, og arkiv som ingen har oversikt over. Altfor mange papirarkiv er fortsatt ikke digitalisert.

Dette haster det å ta tak i.

Viktig for rettsikkerheten vår

Natt til 30. desember i 2020, da kvikkleireskredet gikk på Gjerdrum, meldte behovet for å finne viktig informasjon seg umiddelbart. Hva finnes av målinger og dokumenter? Hvor?

En aksjon måtte til, kjapt. Viktige plantegninger måtte hentes ut fra kommunehusets arkiv, som lå på avsperret område.

I verste fall kunne kommunearkivet gått tapt. Lite var tilgjengelig digitalt.

Natt til 30. desember 2020 gikk et stort kvikkleireskred i Gjerdrum. Ti mennesker mistet livet. Foto: Tore Kristiansen / VG

Ulykken på Gjerdrum viser hvor kritisk det er at viktig informasjon er sikret, og at vi raskt kan finne den når det gjelder.

At den offentlige dokumentasjonsforvaltningen er trygg og effektiv er rett og slett en avgjørende del av beredskapen vår.

Det er viktig for rettsikkerheten vår. For innsyn og demokrati.

Arkivene er nasjonens hukommelse. De må tas godt vare på. I krig og krise må viktig informasjon være trygt sikret og raskt tilgjengelig digitalt.

Dessverre er vi ikke der i dag.

Brudd på arkivloven

Som landets arkivmyndighet utfører vi i Nasjonalarkivet tilsyn ute i stat og kommune hvert år. Årlig gjør vi funn som viser at dokumentasjonsforvaltning nedprioriteres.

Tilsynene våre i 2024 avdekket over 300 brudd på arkivloven.

Altfor mange viktige arkiv finnes fortsatt kun på papir, i hyller og kasser, ute i norske kommunehus og offentlige virksomheter.

Bilde fra ett av tilsynene Nasjonalarkivet har vært på. Foto: Nasjonalarkivet

Hvert år finner vi papirarkiv som ikke er ryddet, som ingen har oversikt over, som oppbevares i kasser og pappesker, som mugner i kjellere eller uegnede lokaler.

Vi ser at etterslepet av viktige papirarkiv som burde vært digitalisert og gjort tilgjengelige for folk, er stort:

Vi anslår at over 310 000 hyllemeter papirarkiv i norske kommunehus fortsatt ikke er digitalisert – papirer lagt etter hverandre fra Oslo til Kristiansand.

I staten er over 450 000 hyllemeter fortsatt på papir–fra Oslo til Bergen.

Nasjonalarkivet i Oslo Foto: Thomas Brun / NTB

Tempoet må opp

Vi i Nasjonalarkivet jobber med digitalisering av arkiv. Vi leverer også hele landets fellesløsning for trygg bevaring av arkivmateriale, Digitalarkivet.

Vi utvikler også visningsløsninger som gjør at forvaltning, forskere og folk kan gå inn og lete og finne i Digitalarkivet selv. Men tempoet og trøkket må opp.

Les også: Står det norske selvbildet for fall?

Vi trenger et nasjonalt krafttak – en innsats – for å få sikret, digitalisert og tilgjengeliggjort flere viktige arkiv ute i kommunene og i statlige virksomheter.

Det er i tråd med anbefalinger fra internasjonale organisasjoner som International Council of Archives og UNESCO. Digitalisering er beredskap.

Samtidig må vi sikre og bevare de enorme mengdene dokumentasjon som skapes digitalt i forvaltningen i Norge - hver eneste dag.

Den nye arkivloven har gjort det enklere for offentlige virksomheter å utvikle mer effektive, digitale arkivløsninger.

Men vi trenger fortsatt å styrke fellesløsningen Digitalarkivet til å ta imot både fortidens papirarkiv og fremtidens mengder med digitalt arkivmateriale i alle slags formater.

I dagens sikkerhetspolitiske situasjon må vi huske at arkiv handler om mer enn historie.

Det handler om sikkerhet, beredskap og effektiv forvaltning.

Det handler om å sikre åpenhet – og dermed tillit. Derfor haster det å få digitalisert og gjort flere arkiv kjapt tilgjengelige - og styrke vårt felles digitalarkiv.