Konklusjon klar: Tromsø kommune var ikke moden for å ta i bruk KI

Det er ikke holdepunkter for at KI-skandalen i Tromsø kommune hadde betydning for forslaget om å legge ned og slå sammen skoler og barnehager i kommunen.

Det kommer frem i en rapport fra PwC, som har gransket hva som skjedde da Tromsø kommune brukte falske kilder, generert av kunstig intelligens (KI), i rapporten som la grunnlaget for beslutningen om å endre skolestruktur.

Årsaken til at granskingen konkluderer med at feilene ikke fikk konsekvenser for konklusjonen, er at føringene, med større og færre skoler, allerede lå fast i et vedtak fra kommunestyret fra 2021.

– Feilene i kildehenvisninger kan likevel påvirke tilliten til Tromsø kommune og arbeidet med skole- og barnehagestruktursaken, skriver advokatfirmaet.

Klokken 11 presenterer PwC granskingen.

Ifølge Nordlys bruker Tromsø kommune 1,2 millioner kroner på den eksterne granskingen.

Kildene i dokument fantes ikke

I mars publiserte Tromsø kommune et dokument på 120 sider som vurderer konsekvensene av å slå sammen flere skoler og barnehager.

Kort tid senere ble det oppdaget at flere av kildene i dokumentet ikke finnes.

Årsaken var at KI-verktøy hadde vært brukt i arbeidet, og at disse hadde diktet opp kilder.

– Jeg vil på vegne av meg selv og hele kommuneorganisasjonen rette en unnskyldning til alle som er berørt av feilen vi har gjort. Det var ikke meningen det skulle gå sånn.

Det sa kommunedirektør Johnsen på et pressetreff den 28. mars.

I slutten av april valgte Kari Henriksen å forlate sin stilling som avdelingsdirektør for oppvekst, utdanning og kultur i Tromsø kommune som en konsekvens av KI-saken.

Slik kunne feilen skje

PwC mener manglende prosjektstyring har medvirket til at det er uklart om arbeidet med skolestruktursaken er i tråd med bestillingen fra kommunestyret.

– Vi mener at roller og ansvar ikke var tilstrekkelig tydeliggjort, sier Agnetha Åsheim, prosjektleder i PwC.

– Det ble satt en styringsgruppe og prosjekteier, og det var en definert prosjektgruppe. Men det var ikke klart hva de ulike rollene innebar, og det var ulike forventninger knyttet til involvering fra styringsgruppen. Det var heller ikke klart hvordan fagavdelingene skulle involveres og hvordan tilføre nødvendig kompetanse til arbeidet, sier Åsheim.

PwC mener også at mandatet for prosjektet var uklart.

Åsheim peker på at det ikke fantes systemer for å fange opp de falske kildene.

– Det mener vi er et svakt punkt i saken. Bruk av KI må skje på en ansvarlig og pålitelig måte. PwC mener det ikke var implementert tilstrekkelig rammeverk for dette.

Det var opp til enkeltpersoner å skaffe seg nødvendig kunnskap i bruk av kunstig intelligens, slår PwC fast.

Tromsø kommune hadde ikke etablert en strategi for hvilke arbeidsoppgaver som kunne utføres med kunstig intelligens, står det i rapporten.

De hadde derimot retningslinjer for bruk av KI, men disse gav ikke føringer for hvilke KI-systemer som kunne brukes i Tromsø kommune.

• Dette mener Tromsøs befolkning om KI-skandalen:

Vil ta opp arbeidet med skolestruktur til høsten

– Granskingsrapporten gir et godt og beskrivende bilde og mange gode tiltak vi kan gjøre fremover, for å forbedre oss på dette, sier kommunedirektør Stig Tore Johnsen til NRK etter å ha lyttet til PwCs fremleggelse av granskingsrapporten.

– Hvilke av tiltakene har du bitt deg merke i?

– Nå må jeg få lov å sette meg inn i det, og vi må få lov til å ta en diskusjon om hvordan vi skal gjøre dette. Men det er gode tiltak, spesielt på bruk av KI og dette med gode strategier og god opplæring. Det er helt opplagt at det har ikke vært godt nok i denne saken hos oss.

– Hvordan vil dere starte jobben med å få dette på plass?

– Vi tar granskingsrapporten på fullt og alvor. Den gir oss et veldig godt grunnlag i ledelsen i kommunen. Vi kommer til å bruke KI videre. Det er en del av løsninga for mange organisasjoner. Men vi må ta en fot i bakken på de punktene vi får nå og se på hvordan vi kan gjøre det på en trygg måte. Det har vært budskapet hele tida.

Johnsen sier at kommunen vil ta opp igjen arbeidet med barnehage- og skolestrukturen til høsten.

– Vi har mål om å komme i gang med å følge opp kommunestyrets vedtak fra høsten av, og bringe det til vedtak så fort vi kan.

– Vil saken få konsekvenser for flere ansatte?

– Nei, det er ikke det vi tenker nå. Det er mye viktigere å jobbe med det vi nå får presentert utover høsten, for å ta til oss lærepunkter.

Foreslår tiltak

PwC foreslår en rekke tiltak for å unngå liknende feil i fremtiden – både for bedre prosjektstyring og kvalitetssikring, og for ansvarlig bruk av KI. Blant forslagene er å utarbeide en KI-strategi, og gi opplæring i kunstig intelligens og gjeldende rutiner og retningslinjer.

De anbefaler også at kommunen bruker kunstig intelligens for å øke kvalitet, effektivitet og innovasjon.

– PwC ønsker å peke på generativ kunstig intelligens som et verktøy Tromsø kommune kan ta i bruk.

Innsynsnekt møtte kritikk

Tromsø kommune har nektet pressen innsyn i hvilke spørsmål de har stilt til kunstig intelligens-verktøyene i skolestruktursaken.

Kommunen begrunner avslaget med at det kan føre til at ansatte blir tilbakeholdne med å ta i bruk nye verktøy.

– Begrunnelsen vår er at det ikke er tvil om at dette er et organinternt dokument, sa kommunedirektør Stig Tore Johnsen til NRK i mai.

Organinterne dokumenter, som er utarbeidet for egen, intern saksforberedelse, er som regel unntatt offentligheten.

Opposisjonspolitikere i kommunen har vært kritiske til innsynsnekten.