«Free seating»? Forskere finner en rekke negative konsekvenser

Har du noen gang gått hvileløst rundt i kontorlokalet i håp om å finne en ledig plass? Startet dagen med å vaske bort andres kaffeflekker? 

Eller er du den kollegaen som alltid kommer grytidlig, kun for å sikre deg at ingen andre tar din «faste» plass?

«Free seating» blir stadig vanligere på norske arbeidsplasser.

Slik får man mer plass og fleksible kontorlandskap. Og bedriften sparer kostnader. 

Men det er ikke helt uten konsekvenser. 

Det kommer frem i ny forskning fra svenske Umeå universitet.

Stress og uklare grenser

De svenske forskerne har intervjuet 33 ledere fra to offentlige virksomheter som ikke har faste arbeidsplasser på kontoret.

Lederne peker på noen positive sider ved åpne kontorlandskap, som bedre kommunikasjon og samarbeid, økt mulighet for spontane møter og til dels bedre oversikt over ansatte.

FORSKJELLER: I noen bedrifter er det ikke nødvendig med faste plasser, men det bør vurderes grundig før innføring, mener forsker. Foto: Aage Aune / TV 2

Når det er sagt, er listen over de negative konsekvensene langt større:

• Ansatte i samme team blir ofte sittende langt fra hverandre, noe som gjør raske avklaringer vanskeligere.
• Uklare grenser mellom arbeidsområdene (stille, halvstille, samarbeid) skaper usikkerhet om hvor man kan sitte og hva det er «lov» å snakke om hvor. Dette kan øke konfliktrisikoen.
• Ledere havner i en skvis når de skal balansere kravet om å være tilgjengelige og synlige med behovet for arbeidsro.
• Mangelen på skjermede soner gjør fortrolige samtaler krevende.
• Det er uoversiktlig og vanskelig å vite hvor ansatte befinner seg.
• Ordningen gir flere avbrytelser, høyere stressnivå og mindre tid til kjerneoppgaver. Flere ledere oppgir at de jobber hjemmefra når de trenger arbeidsro.
• Det er vanskelig å ivareta konfidensialitet og personvern for dem som jobber med sensitiv informasjon.
• Ansatte opplever stress når de må ta telefoner i åpne soner. De føler at de forstyrrer kolleger.
  
• For noen ledere fører den konstante eksponeringen til en opplevelse av å alltid være «på scenen», under vurdering, og de frykter å fremstå som svake ledere.
• I rekruttering kan det se ut til at ekstroverte og pågående personer favoriseres fremfor mer forsiktige og introverte.

ARBEIDSRO: Hvor tar man telefoner? Og kan jeg diskutere med han på nabopulten? Flere peker på at det er vanskelig å forstå «reglene» for hvordan man oppfører seg i ulike soner. Foto: Tommy Storhaug / TV 2

Det er spesielt én ting Anita Pettersson-Strömbäck, én av forskerne bak forskningsrapporten, var overrasket over: 

– Det mest overraskende var denne splittelsen som lederne opplevde. Det å bli klemt mellom å egentlig ikke like det fleksible, delte kontoret med «clean-desk-policy» og samtidig måtte forsvare organisasjonens beslutning overfor sine medarbeidere.

Risikoen er at dette vil skape mye frustrasjon og stress, som på sikt kan påvirke lederne svært negativt, slår forskeren fast. 

Tydelige regler

Skal et kontorlandskap uten faste plasser fungere, er det flere ting som må være på plass, ifølge forskeren:

– Først bør man gjøre en grundig analyse av om det fleksible, delte kontoret virkelig passer for den virksomheten man driver, sier Pettersson-Strömbäck.

Jobber man for eksempel på et arkitektkontor, der det er mye tegninger og utstyr som må pakkes ned hver gang man skifter arbeidsoppgave, blir det uproduktivt, forklarer hun. 

TELEFON: Det må være egne soner hvor man kan ta konfidensielle samtaler, fastslår forskeren. Foto: Ingvild Gjerdsjø / TV 2

– Det samme gjelder om du jobber med konfidensielle samtaler på telefon. Da må medarbeiderne ha tilgang til små rom som er tilstrekkelig lydisolerte.

Det må være nok stillesoner og godt skjermede områder til konsentrasjonsoppgaver, i tillegg til samhandlingssoner, ifølge rapporten. 

Og ikke minst: Det må være tydelige regler for hvordan de ulike sonene brukes. Og helst god opplæring i reglene. 

Det slår rapporten fast.