Dette misforstår ledere når de skal gi tilbakemeldinger til Generasjon Z

Skal organisasjoner lykkes med samarbeid i team, må de bygge tilbakemeldingskultur på tvers av generasjoner og roller, skriver kronikkforfatteren. Hun tegner selv i boken «Hvordan team fungerer». Foto: Tegning: Ela Sjølie

Arbeidslivet snakker om sårbare unge. Men det finnes ingen «GenZ-profil».

Det skrives fortsatt mye om Generasjon Z og hvordan de bør ledes. Særlig handler debatten om utfordringer med tilbakemeldinger: De unge blir beskrevet som mer kravstore, mer sårbare for kritikk og avhengige av kontinuerlig anerkjennelse fra ledere.

Denne fortellingen bygger på to grunnleggende misforståelser.

Den første er at Generasjon Z er én homogen gruppe. Vi har forsket på over 10.000 Gen Z-studenter, og funnene våre viser det motsatte. Variasjonen er enorm. Noen tåler kritikk godt. Andre strever. Noen søker tilbakemeldinger, andre unngår dem. Det finnes ikke én typisk Gen Z-profil.

Den andre misforståelsen er at det er sjefens oppgave å gi tilbakemeldinger. De viktigste tilbakemeldingene i arbeidslivet skjer ikke fra toppen, men mellom kolleger. Det er de som virkelig forstår arbeidet du gjør, og som kan gi deg treffsikre innspill – både på oppgavene dine og på hvordan dere samarbeider.

Det vi ikke snakker om

Når vi både overser mangfoldet i generasjonen og hvem tilbakemeldinger faktisk bør komme fra, ender vi opp med en misvisende fortelling om Generasjon Z og en ledelsesdebatt som bommer. De unge er ikke spesielt «sensitive». De synliggjør noe som arbeidslivet alltid har undervurdert: hvor avgjørende – og hvor krevende – tilbakemeldinger er å få til i praksis.

Tilbakemeldinger er selve motoren i en arbeidshverdag der samarbeid dominerer. Men de krever også ferdigheter som må læres og trenes opp.

Ledere bør derfor være opptatt av hvordan man bygger tilbakemeldingskultur i hele organisasjonen. Det er nettopp her forskningen vår bidrar: ved å vise hvilke nyanser og ferdigheter som faktisk inngår i tilbakemeldinger – og som dagens debatt overser fullstendig.

Ris og ros er ikke to sider av samme sak

Vi omtaler gjerne tilbakemeldinger som én ting. Det stemmer ikke. Våre data viser at positive og negative tilbakemeldinger krever helt ulike ferdigheter. Er du god til å gi og ta imot ros, betyr det ikke at du er god til å gi og ta imot kritikk – og omvendt. Uten å være klar over denne forskjellen blir det vanskelig å trene på de ferdighetene du trenger.

I vår studie oppleves negative tilbakemeldinger som den vanskeligste delen av samarbeidet. Mange er usikre på hvordan de skal ordlegge seg, er redde for å skade relasjonen, blir stille når noe skurrer, eller pakker inn budskapet så mye at det mister all kraft.

Dette er ikke et «ungdomsproblem». Det er menneskelig. Negative tilbakemeldinger berører identitet og tilhørighet – særlig når de gjelder hvordan vi fungerer i samarbeid med andre.

Vi opplever til og med ordet «negativ» som så skremmende at vi ofte bytter det ut med «konstruktiv». Så kan vi merke oss at det motsatte av «konstruktiv» ikke er «positiv», men «destruktiv». Både positive og negative tilbakemeldinger må være konstruktive, og de bør tas imot på en konstruktiv måte.

Vi takler tilbakemeldinger forskjellig

I forskningen vår finner vi fem «feedback-profiler» som påvirker hvordan man gir og tar imot tilbakemeldinger. I den ene enden er de som tåler kritikk godt, ber om avklaringer, bruker tilbakemeldinger aktivt og er bevisste på hvordan de påvirker andre. I den andre enden finner vi dem som blir stresset, tolker kritikk personlig og unngår å stille spørsmål selv når de hadde trengt det mest.

Mellom disse ytterpunktene finner vi ulike variasjoner:

• Noen tåler kritikk godt, men er lite oppmerksomme på hvordan egne ord og reaksjoner virker på andre.
• Noen tåler kritikk greit, men ber sjelden om presiseringer.
• Andre er mer vare for kritikk fordi de er svært opptatt av hvordan de fremstår.

Disse forskjellene følger hverken personlighetstyper eller generasjoner – de handler om erfaring, relasjoner og situasjonen man står i.

Vi ser også kjønnsforskjeller: Kvinner vurderer sine ferdigheter i å gi og ta imot negative tilbakemeldinger lavere enn menn – for positive tilbakemeldinger er det motsatt. Poenget er det samme: «One size fits all» fungerer heller ikke for tilbakemeldinger.

Det kan løses – for alle – med god ledelse

I studien fulgte vi utviklingen i fem ferdigheter knyttet til samarbeid i team – blant annet tilbakemeldinger, konflikthåndtering og samarbeid på tvers av fag. Alle ferdighetene økte, og mest fremgang så vi på å gi og ta imot negative tilbakemeldinger.

Forklaringen er systematisk trening. Studentene fikk trygge rammer, kunnskap om å gi og ta imot tilbakemeldinger, veiledning og mulighet til å øve på dette over tid. Denne treningen peker de selv på som viktigst.

Ledere trenger ikke en strategi for «hvordan gi tilbakemeldinger til Generasjon Z». De skal selvfølgelig fortsette å gi gode tilbakemeldinger, men trenger en strategi for hvordan de kan bygge en god tilbakemeldingskultur blant alle sine ansatte. Veien til målet går gjennom trening.

Her er fem råd på veien:

• Gjør tilbakemeldinger til et prioritert tema: Folk må være forberedt på å gi og få tilbakemeldinger både på oppgaver og samspill.
• Bygg gode rammer: Snakk om hva tilbakemeldinger er, og etabler rutiner og tid for tilbakemeldinger Det må også være greit å si fra om tidspunktet ikke passer akkurat da.
• Gjør tilbakemeldinger situasjonsbestemt: Folk og situasjoner er ulike.
• Tren på ros og kritikk separat: Husk at det er ulike ferdigheter.
• Begynn gjerne i det små: Korte, hyppige runder. Senk terskelen for tilbakemelding.

Til syvende og sist er tilbakemeldinger relasjonelt og emosjonelt arbeid. Det krever mot, trygghet og vilje til å gjøre hverandre bedre. Og det er ikke generasjonsbetinget.